Comment s'organiser

Vous vous réveillez, tranquille pépère, une journée sans stress commence sous les rayons chaleureux du soleil.  Du moins, le pensiez-vous. Jusqu’au moment, toujours trop tard, où vous vous apercevez que l’article que vous deviez publier n’était pas prévu dans vos projets. Le moment où les enfants occupent tout le temps que vous devriez consacrer à vos tâches oubliées. Mais comment s’organiser au travail ou à la maison ? Comment s’organiser au quotidien ? Trello va devenir votre compagnon quotidien et supporter votre stress sans broncher. Il va vous aider à vous détendre et voir la vie du bon côté.

Pour s’organiser, Trello permet de créer des tableaux dans lesquels vous pouvez ajouter des cartes afin de planifier vos tâches quotidiennes. C’est un utilitaire gratuit qui permet d’organiser son travail, seul ou en groupe de collaborateurs. Il est disponible sur les mobiles et PC, même hors connexion. Vous pouvez gérer vos objectifs, votre emploi du temps ou encore vos idées. Il fonctionne sous forme de cartes que vous pouvez déplacer selon vos actions effectuées dans votre calendrier. Vous disposez de tableaux participatifs ou vous pouvez créer des projets de manière simple et organisée.

Comment s’organiser au quotidien ?

Je n’ai pas vraiment de problèmes d’organisation, j’ai un esprit plutôt analytics et je n’oublie pas grand-chose des tâches à effectuer, ni dans quel ordre je dois les faire. Méthode que j’ai apprise certainement à force de programmer et de structurer les taches courantes. Aussi, je ne prends jamais de note pour réaliser des plans. Quoi qu’il en soit il m’arrive souvent de faire les choses lorsque je suis confronté à elles. J’attends souvent la dernière minute, comme si un bienfaiteur aller venir m’annoncer que je peux me reposer sur mes lauriers.

Lorsque vous cherchez comment vous organiser au quotidien, c’est souvent une histoire de temps, de planning cohérent ou a une tête qui ressemble plus à une passoire qu’a un disque dur. Si vous avez tendance à procrastiner, planifier vos journées est essentiel pour être productif et optimiser votre temps. La journée ne faisant que 24 heures (si, si), vous n’avez pas la possibilité de jouer là-dessus. Reste alors le planning à répartir au cours de cette durée et c’est ce que permet Trello. Mais avant de vous parler de lui, voyons un peu comment planifier votre agenda pour de meilleurs résultats.

Organiser ses journées

Débrouillez-vous dans un premier temps, pour vous libérer une heure. Lorsque vous serez calme et détendu, prenez ce temps pour allonger vos idées sur le papier. Voyons une petite méthode ensemble.

Comment s’organiser pour atteindre ses objectifs ?

Définissez vos objectifs. Voulez-vous vous organiser pour une semaine, un mois, un jour ? Ne voyez pas cet objectif dans son ensemble. Réduisez les tâches afin de vous permettre d’arriver à l’étape suivante. Je m’explique. Si vous voulez vous organiser pour la semaine, par exemple. Plutôt que de définir la fin de la semaine comme objectif, séparez la tâche en journée. Ainsi, votre travail se déroulera en 7 étapes (7 jours) qui vous amèneront but. Ainsi, si votre objectif est au mois, répartissez-le en semaines, puis en jour. Si votre objectif est une journée, répartissez soit matin/après-midi soit directement en heure.

Comment s'organiser au travail ou à la maison - défintion des objectifs courts

Définir les tâches

Pour plus simplicité et ne pas partir dans tous les sens, je vais rester sur l’exemple de la semaine. Une fois que vous avez fait vos sept colonnes, définissez un objectif de fin de journée, pour chaque journée. Par exemple, m’affaler à 21 heure sur le canapé et profiter d’un bon film, avoir terminé tout ce que je devais faire pour dormir sur mes deux oreilles ou libérer deux heures pour créer un blog. Définissez un objectif final de fin de journée. Les sept objectifs ainsi fixés doivent vous permettre d’atteindre l’objectif de fin de semaine.

Listez ensuite toutes les tâches que vous devez faire dans la journée pour arriver à votre but de fin de journée. Plus vous serez précis, mieux vous pourrez vous organiser et supprimer des imprévus. Il n’y a pas de petites tâches, il y a des tâches plus importantes que d’autres. Prenez le temps de la réflexion pour chaque journée. Par exemple : lever 7 heures, préparer le déjeuner, lever les enfants, etc. Ou encore écrire un article, corriger les fautes, créer les images de l’article, publier l’article, faire le maillage interne, publier sur Pinterest, publier sur Facebook, etc.

Gardez un ordre chronologique pour les actions ménagères quotidiennes ou numérotez par ordre d’importance vos actions pour le travail. Commencez toujours par les actions que vous aimez le moins ou les plus dures en début de journée. C’est le moment où vous êtes au meilleur de vous-même et cela permet d’arriver détendu en fin de journée car vous finissez par les actions qui vous plaisent le plus ou les moins dures.

Définissez également la durée de chaque action pour ne pas que toutes les actions dépassent la durée maximale de votre journée. Il faut être réaliste sur la durée que prend chaque chose. Laissez-vous une marge pour les imprévus. Prenez le temps de souffler dans la journée, même dix minutes.

Comment s’organiser au travail ou à la maison avec Trello ?

Il est maintenant temps de planifier tout cela au clair. Pour cela, nous allons utiliser (roulement de tambour) Trello. C’est un logiciel gratuit, en français qui va vous permettre d’organiser votre emploi du temps avec un système de carte. Les cartes sont vos pense-bêtes, elles vont représenter une tâche à effectuer. Ainsi, vous allez les réunir dans une liste qui va représenter votre objectif à plus ou moins long terme.

Lorsque vous vous connectez, vous allez créer un tableau. Un tableau représente votre objectif final ou un thème. Par exemple le thème blog. Pour ce tableau, vous pouvez définir une image de fond, ce qui le rend plus agréable, même si le travail ne l’est pas. Dans ce tableau, vous pouvez créer des listes. Dans notre exemple, il y aura sept listes qui correspondent chacune à un jour de la semaine. Vous pouvez les nommer lundi, mardi, etc. Ces listes vont être l’ossature de votre organisation.

Maintenant que vous avez créé vos listes (ou différents jours), vous allez créer une carte à l’intérieur pour chaque action que vous avez notée pour la journée. Une carte est une fiche sur laquelle vous allez pouvoir noter les actions à faire. Cette carte peut-être personnelle ou collaborative si vous voulez travailler à plusieurs sur la tâche à accomplir. Dans ce cas, vous pouvez indiquer les personnes qui auront les informations.

Construisez une liste supplémentaire, par exemple « imprévus ». Dans laquelle vous allez ajouter les actions imprévues

Les cartes de Trello

Comme je le disais, ces cartes représentent une action. Ainsi, vous pouvez ajouter plusieurs choses dessus comme :

  • Des images.
  • Des commentaires.
  • Une date précise dans un agenda.
  • Des pièces jointes (exemple Dropbox).
  • Les étiquettes de couleur avec ou sans annotations.
  • Des checklists.
  • Une multitude de smileys.
  • Des adresses de messagerie.

Et également effectuer des actions :

  • Déplacer une carte.
  • Copier une carte.
  • Suivre une carte.
  • Archiver une carte.
  • Partager une carte.

Vous pouvez déplacer une carte dans sa propre liste ou dans une liste voisine par glisser-déposer. Cela permet de déplacer les tâches que vous n’avez pas faites vers le jour suivant par exemple.

Les tableaux de Trello

Sur vos tableaux, vous avez différentes actions possibles également.

  • Changer l’écran de fond.
  • Filtrer les cartes.
  • Ajouter des stickers (j’adore cette fonction, elle permet d’ajouter un autocollant sous forme d’image sur votre carte.)
  • Relier Trello à Google drive.
  • Créer des collections.
  • Imprimer et exporter votre tableau.
  • Fermer le tableau.

Utiliser Trello au quotidien

Si vous ne savez pas comment s’organiser efficacement, essayez Trello, vous ne serez pas déçu. Il est facile à prendre en main en quelques minutes et permet surtout de ne rien oublier. Prenez le temps de bien préparer vos tableaux, ce sera du temps de gagner et chaque action finie vous motivera pour faire la suivante. Ne vous lancez pas dans plusieurs tâches à la fois, une chose après l’autre. C’est le meilleur moyen de vous décourager et de vous sentir déborder. Ne vous laissez pas distraire.

Trello est un combattant anti-procrastination par excellence. Reposez-vous le cerveau avec Trello. Si vous voulez voir la bête en action, j’ai fait une vidéo à ce sujet, vous verrez, rien de compliqué une fois que vous avez défini vos listes.

Participer en postant un commentaire :

Votre adresse mail ne sera pas publiée.