Comment s’organiser au travail ? (et être productif )

Tu te réveilles, tranquille pépère, une journée sans stress commence sous les rayons chaleureux du soleil.  Du moins, c’est ce que tu pensais. Jusqu’au moment, toujours trop tard, où tu t’aperçois que l’article que tu dois publier n’était pas prévu dans tes projets. Et que les enfants occupent tout le temps que tu dois te consacrer à tes tâches oubliées. Mais comment s’organiser au travail ou à la maison ? Comment s’organiser au quotidien ? Trello va devenir ton compagnon quotidien et supporter ton stress sans broncher. Il va t’aider à te détendre et voir la vie du bon côté.

Pour s’organiser, Trello permet de créer des tableaux dans lesquels tu peux ajouter des cartes afin de planifier tes tâches quotidiennes. C’est un utilitaire gratuit qui permet d’organiser son travail, seul ou en groupe de collaborateurs. Il est disponible sur les mobiles et PC, même hors connexion. Tu peux gérer tes objectifs, ton emploi du temps ou encore tes idées. Il fonctionne sous forme de cartes que tu peux déplacer selon tes actions effectuées dans ton calendrier. Tu disposes de tableaux participatifs ou tu peux créer des projets de manière simple et organisée.

Comment s’organiser dans son travail au quotidien ?

Je n’ai pas vraiment de problèmes d’organisation, j’ai un esprit plutôt analytique et je n’oublie pas grand-chose des tâches à effectuer, ni dans quel ordre je dois les faire.

Méthode que j’ai apprise certainement à force de programmer et de structurer les taches courantes.

Aussi, je ne prends jamais de notes pour réaliser des plans. Quoi qu’il en soit, il m’arrive souvent de faire les choses lorsque je suis confronté à elles.

J’attends souvent la dernière minute, comme si un bienfaiteur aller venir m’annoncer que je peux me reposer sur mes lauriers.

Lorsque tu cherches comment t’organiser au quotidien, c’est souvent une histoire de temps, de planning cohérent ou a une tête qui ressemble plus à une passoire qu’a un disque dur.

Si tu as tendance à procrastiner, planifier tes journées est essentiel pour être productif et optimiser ton temps.

La journée ne faisant que 24 heures (si, si), tu n’as pas la possibilité de jouer là-dessus.

Reste alors le planning à répartir au cours de cette durée et c’est ce que permet Trello.

Mais avant de te parler de lui, voyons un peu comment planifier ton agenda pour de meilleurs résultats.

Comment s’organiser au travail pour atteindre ses objectifs ?

Avant de définir son objectif, il est indispensable de se libérer du temps pour pouvoir le planifier.

Une devrait être suffisante.

Le calme est indispensable pour pouvoir garder l’esprit clair.

C’est pourquoi il est important de supprimer toutes les distractions aux alentours.

Éteindre le portable, la télé et fermer les fenêtres des réseaux sociaux.

Il existe des extensions Chrome pour filtrer les alertes des réseaux sociaux.

Ensuite, l’organisation se planifie en plusieurs étapes.

Voyons une méthode simple et efficace que tu peux appliquer facilement.

1. Définir son objectif final

Avant de partir, c’est bien de savoir où l’on veut aller. Même si ce n’est pas pour le bout du monde.

Qu’est-ce que ça veut dire ?

Simplement que n’importe quel objectif doit-être défini. Aussi petit soit-il.

C’est l’objectif à long terme.

Ne pas définir un but précis est le meilleur moyen de s’éparpiller et d’avoir l’impression de bosser pour rien.

2. Donner une durée pour atteindre cet objectif

Selon l’objectif que tu t’es fixé, il faudra plus ou moins de temps pour l’atteindre.

Ça peut être sur plusieurs années, plusieurs mois, en semaines en jour ou même en heure..

C’est pourquoi il est important de donner une durée réaliste à son projet pour s’organiser au travail efficacement.

Cette méthode s’applique, quelle que soit la durée pour atteindre l’objectif final.

Plus l’objectif est éloigné, plus il est difficile à maintenir.

Car il est soumis davantage aux aléas.

3. Séparer l’objectif en étapes

Ne vois pas cet objectif dans son ensemble.

Réduis les tâches afin de te permettre d’arriver à l’étape suivante.

Je m’explique.

Si tu veux t’organiser pour la semaine, par exemple.

Plutôt que de définir la fin de la semaine comme objectif à accomplir, sépare la tâche en journée avec un objectif final pour chacune d’entre elles.

Ton travail se déroulera donc en 7 étapes (7 jours) qui t’amèneront au but.

De la même manière, si ton objectif est au mois, répartis-le en semaines, puis en jour.

Si ton objectif est une journée, répartis soit matin/après-midi soit directement en heure.

Voici un tableau d’organisation :

Planifier sa semaine de travail

Pour plus simplicité et ne pas partir dans tous les sens, je vais rester sur l’exemple de la semaine.

Une fois que tu as fait tes sept colonnes, définis un objectif de fin de journée, pour chaque journée.

Par exemple, m’affaler à 21 heures sur le canapé et profiter d’un bon film, avoir terminé tout ce que je devais faire pour dormir sur mes deux oreilles ou libérer deux heures pour créer un blog.

Définis un objectif final de fin de journée.

Les sept objectifs ainsi fixés doivent te permettre d’atteindre l’objectif de fin de semaine.

Liste ensuite toutes les tâches que tu dois faire dans la journée pour arriver à ton but de fin de journée.

Plus tu seras précis, mieux tu pourras t’organiser et supprimer des imprévus.

Il n’y a pas de petites tâches, il y a des tâches plus importantes que d’autres. Prends le temps de la réflexion pour chaque journée.

Par exemple : lever 7 heures, préparer le déjeuner, lever les enfants, etc.

Ou encore, écrire un article, corriger les fautes, créer les images de l’article, publier l’article, faire le maillage interne, publier sur Pinterest, publier sur Facebook, etc.

Garde un ordre chronologique pour les actions ménagères quotidiennes ou numérote par ordre d’importance tes actions pour le travail.

Commence toujours par les actions que tu aimes le moins ou les plus dures en début de journée.

C’est le moment où tu es au meilleur de toi-même et cela permet d’arriver détendu en fin de journée, car tu finis par les actions qui te plaisent le plus ou les moins dures.

Définis également la durée de chaque action pour ne pas que toutes les actions dépassent la durée maximale de ta journée.

Il faut être réaliste sur la durée que prend chaque chose.

Laisse-toi une marge pour les imprévus.

Prends le temps de souffler dans la journée, même dix minutes.

Exemple à l’année

Si on prend l’exemple d’une planification à l’année, l’objectif final sera composé de :

• 1 objectif final, annuel
• 4 objectifs trimestriels
• 52 objectifs hebdomadaires
• 365 objectifs journaliers

Comment s’organiser au travail ou à la maison avec Trello ?

Il est maintenant temps de planifier tout ça au clair.

Pour cela, nous allons utiliser (roulement de tambour) Trello.

C’est un logiciel gratuit, en français qui va te permettre d’organiser ton emploi du temps avec un système de carte.

Les cartes sont tes pense-bêtes, elles vont représenter une tâche à effectuer.

Ainsi, tu vas les réunir dans une liste qui va représenter ton objectif à plus ou moins long terme.

Lorsque tu te connectes, tu vas créer un tableau.

Un tableau représente ton objectif final ou un thème.

Par exemple le thème blog. Pour ce tableau, tu peux définir une image de fond, ce qui le rend plus agréable, même si le travail ne l’est pas.

Dans ce tableau, tu peux créer des listes.

Dans notre exemple, il y aura sept listes qui correspondent chacune à un jour de la semaine.

Tu peux les nommer lundi, mardi, etc.

Ces listes vont être l’ossature de ton organisation.

Maintenant que tu as créé tes listes (ou différents jours), tu vas créer une carte à l’intérieur pour chaque action que tu as notée pour la journée.

Une carte est une fiche sur laquelle tu vas pouvoir noter les actions à faire.

Cette carte peut-être personnelle ou collaborative si tu veux travailler à plusieurs sur la tâche à accomplir.

Dans ce cas, tu peux indiquer les personnes qui auront les informations.

Construis une liste supplémentaire, par exemple “imprévus”. Dans laquelle tu vas ajouter les actions imprévues

Les cartes de Trello

Comme je le disais, ces cartes représentent une action. Ainsi, tu peux ajouter plusieurs choses dessus comme :

• Des images.
• Des commentaires.
• Une date précise dans un agenda.
• Des pièces jointes (exemple Dropbox).
• Les étiquettes de couleur avec ou sans annotations.
• Des checklists.
• Une multitude de smileys.
• Des adresses de messagerie.

Et également effectuer des actions :

• Déplacer une carte.
• Copier une carte.
• Suivre une carte.
• Archiver une carte.
• Partager une carte.

Tu peux déplacer une carte dans sa propre liste ou dans une liste voisine par glisser-déposer.

Cela permet de déplacer les tâches que tu n’as pas faites vers le jour suivant par exemple.

Les tableaux de Trello pour s’organiser au travail

Sur tes tableaux, tu as différentes actions possibles également.

• Changer l’écran de fond.
• Filtrer les cartes.
• Ajouter des stickers (j’adore cette fonction, elle permet d’ajouter un autocollant sous forme d’image sur votre carte.)
• Relier Trello à Google drive.
• Créer des collections.
• Imprimer et exporter.
• Fermer le tableau.

Utiliser Trello au quotidien

Si tu ne sais pas comment t’organiser au travail efficacement, essaie Trello, tu ne seras pas déçu.

Il est facile à prendre en main en quelques minutes et permet surtout de ne rien oublier.

Prends le temps de bien préparer tes tableaux, ce sera du temps de gagner et chaque action finie te motivera pour faire la suivante.

Ne te lance pas dans plusieurs tâches à la fois, une chose après l’autre.

C’est le meilleur moyen de te décourager et de te sentir déborder.

Ne te laisse pas distraire.

Trello est un combattant anti-procrastination par excellence. Repose-toi le cerveau avec Trello. Si tu veux voir la bête en action, j’ai fait une vidéo à ce sujet, tu verras, rien de compliqué une fois que tu as défini tes listes.