Être productif et optimiser son temps

Être productif est un terme que l’on rencontre souvent lorsque l’on travaille pour un patron. Vous aurez toujours quelqu’un qui vous pousse à travailler rapidement et efficacement, même si le résultat n’est pas toujours à la hauteur. Lorsque l’on bosse seul, là, c’est plus difficile. Cela demande une discipline exemplaire et un mindset au top pour ne pas se laisser décourager par les tâches à accomplir. Ce n’est pas toujours facile de rester motivé lorsque l’on fait des actions et que l’on a l’impression qu’il reste tant à faire et que les choses n’avancent pas. Avoir l’impression d’avoir bossé des heures pour des maigres résultats.

La meilleure manière d’être plus productif et d’optimiser son temps, est de se soustraire de toutes les distractions qui peuvent vous entourer. Supprimer toutes les sortes d’interruptions qui pourraient intervenir lorsque vous commencez à travailler. Cela peut paraître ridicule, mais lorsque l’on fait le calcul, quelques minutes peuvent devenir des heures. Et cette simple méthode vous fera gagner un temps fou et vous gagnerez en productivité.

Être productif et optimiser son temps en s’isolant des distractions

Se laisser interrompre lorsque l’on travaille sur des tâches qui demandent d’être concentré et une des principales erreurs. Puisque chaque interruption va diminuer votre capacité à produire. Et ceci pour la bonne et simple raison que vous n’êtes pas des robots. Chaque fois que vous vous laissez distraire, votre cerveau aura un temps d’adaptation plus ou moins long pour se remettre dans le bain. Cela dure en moyen 3 minutes pour à nouveau être productif et efficace.

En effet, lorsque vous vous mettez à faire une action, votre cerveau va d’abord analyser la situation puis aller chercher les informations dans votre mémoire à long terme afin de les rendre disponibles à la tâche à accomplir.

Si l’on veut imager, vous demandez à votre secrétaire d’aller chercher les dossiers dont vous avez besoin dans l’armoire. Et comme elle ne vole pas (ça serait pareil si elle volait d’ailleurs), elle met un certain temps pour cela. C’est pareil pour votre cerveau.

Lorsque vous commencez la tâche, cela prend un peu plus de temps que lorsque vous êtes interrompu, sauf si l’interruption est définie par une émotion par exemple, qui peut distraire un certain temps votre pensée et vous empêcher d’être productif. Plus l’interruption est longue, plus vous mettez de temps à revenir complètement dans votre travail.

Les distractions gâches votre productivité et votre organisation

Prenons un exemple. Vous devez travailler une heure sur un dossier, une fois assis devant lui, il vous faudra environ 5 minutes pour commencer à travailler, histoire que vous vous préparez à avoir tout en mémoire. Dix minutes plus tard, vous recevez un mail. Curieux et pressé de savoir si le monde va disparaître, vous allez y jeter un œil. Cela vous prend 2 minutes. Un peu plus tard, vous recevez une notification Instagram. “Trop belle ta voiture”, vous y passez cinq minutes à admirer la berline. Viens ensuite le dernier coup de fil pour vous demander ce que vous faîtes ce soir, encore cinq minutes.

Faisons les calculs, 5 minutes pour se concentrer + 2 minutes de mails + 2 minutes d’adaptation + 5 minutes d’Instagram + 3 minutes d’adaptation + 5 minutes de téléphone + 3 minutes d’adaptation.

Cela représente 25 minutes, vous n’allez être productif que 35 minutes sur l’heure de départ. Étonnant, non ? Pourtant, au bout de cette heure, vous avez l’impression d’avoir accompli beaucoup de choses, car toutes ces interruptions n’étaient pas longues. C’est ce qui amène de la frustration au bout d’un certain temps.

Pire encore, l’interruption peut raccourcir votre temps de travail considérablement. Imaginez que l’on remplace les 5 minutes de téléphone par quelqu’un qui rentre dans la pièce et qui commence à discuter 5 minutes avec vous, peut-être que vous vous direz, j’étais concentré, il faut que je m’y remette, mais bon, il reste dix minutes je le ferais demain, là j’ai plus le courage. Vous avez certainement rencontré une situation de ce genre, n’est-ce pas ?

Comment optimiser son temps et être productif  ?

Personne ne vous demande de vous isoler dans une chambre sourde sans aucun bruit. Si la musique est un moyen de vous concentrer, dans ce cas pas de problème. Cependant, évitez la radio qui peut réussir à vous distraire.

1. Supprimez toutes les alertes ou notification diverses (Skype, YouTube, Messenger…).
2. Fermez votre boîte mail et supprimez les notifications.
3. Mettez votre mobile en mode avion.
4. Consacrez un temps pour vos activités non productives. Une à deux fois par jour (lire les mails, les réseaux sociaux, YouTube…), une heure maximum au total, puis oubliez-les jusqu’au lendemain.
5. Apprenez à être patient, il faut un certain temps pour que le travail accompli se mette en place.
6. Organisez la tâche à accomplir. Comme par exemple avec Trello. Les distractions ne sont pas tout, être organisé est aussi un bon moyen d’arriver à vos fins.

La finalité

La finalité est d’être plus efficace pendant ses périodes de travail afin d’être productif et d’avoir plus de temps libre. Ceci pour vous éviter d’avoir l’impression de travailler sans cesse sans jamais profiter de rien. Cela peut vous amener à un surmenage et du stress. Vous pouvez avoir l’impression d’avoir sans arrêt du travail et en fin de compte, les distractions vous empêchent d’être à 100 % sur votre objectif. Ça peut devenir frustrant au bout d’un moment.

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